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自己実現ほど面白い目標はない

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2018/06/25 日本人が知らない会議の鉄則 を読んで

   


こんばんわー!

最近は色々と吸収する気だけは満々なユッケです。

今回は、今月初めに手に取った、今までに読んだこともなかったジャンルのビジネス書についてご紹介!

ジャンル「会議」

※キーワード:ファシリテーション

この本は今年に発刊されたビジネス書ですにで、情報鮮度はかなり高いですよ笑

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なぜこの本を手にとったかというと、ファシリテーションというキーワードが僕の前に立ちはだかったからなのでしたー

ファシリテーションというキーワードはもともと知っていたが

ただ、会議をうまく仕切って求める議題を議論していくスキルくらいのイメージだし知識でした。

この本は全面にはファシリテーションというキーワードはありませんが、何かの目的へプロセスを前進させるための会議として、会議を進化させる鉄則を、ピョートルさんの経験からまとめたものです。

その鉄則(スキルなど)の一つには、もちろんファシリテーションも上がってましたが、ファシリテーション、それはあくまでゴールへ向かう為の一つのキーワードなだけで「求められるのは、結果に繋がる会議の実現だ!」

冒頭のこのピョートルさんの言葉に、立ち読み(笑)しながら感銘したのでした(笑)

ということで、購入翌日には読破するほどのめり込んだ本です。

どういうことが書いてある?

日本の会議に足りなのは、スピード感とも書かれていましたが、別の切り口で同様の部分を「決めることへのコミットメントが低い」とも書かれてました。

また、複数人が集まって意見を交わす場である会議で、全会一致を求めるのは無理があるともおっしゃってました。すごいなっとく!

全ての人の意見を集約させるのではなく、意見が集約できなかったとしても、その会議での結論にメンバー全て納得感を持つことが大事だという事だと私自身は受け取りました。

上記のようなことが始まりから最後まで書かれているのですが、構成としては会議の鉄則として以下の3点が中心になってました。

①ノウハウ

②葛藤のマネジメント

 2−1.ファシリテーションスキル

 2−2.心理的安全性

特に、葛藤のマネジメントでは、アイディア同士がぶつかる「良い葛藤」と、感情がぶつかってしまい「悪い葛藤」に気をつけるべきで、グーグルでは「感情レベルの葛藤を減らし、アイディアレベルの葛藤を増やそう」ということが言われていたようです。そのために必要なのがファシリテーションスキルなんだって!

また、働き方改革の研究をグーグルで行った際、チームの生産性にもっとも強く影響したのが「心理的安全性」だったということです。

自分が感銘したのは?

とにかく自分が感銘したのは、上記のとおり、まず本書の構成のわかりやすさです。

自分は速読は苦手で、しっかりと理解したいことを読み込む時は

平日の夜などだけで読み進めると5日はかかるのですが、今回は2日間で読み込めました。(それだけのめり込んでただけなのかもしれませんが)

では、内容で特に印象に残ったこと、実践したいと思ったことをざっくりまとめたいと思います。

ゴール

「ゴール」がない「テーマ」だけの会議はだめ。全てはゴールの言語化と共有から始まる!

ちなみに会議でいうゴールは4つしかない。

意思決定(決める)

安易に決定を先延ばしにしないこと。決めることへのコミットメントが低い!決まらないのは情報不足か整理不足。情報不足ならその場で情報を持っている人/部署に電話して解決し、決定を先伸ばさない。整理不足なら、例えばその場でメンバーが出した意見のメリット/デメリットをしっかり整理するなど。

とにかく、その場で決めることを諦めない!それがスピード感につながっていく。こういう時にすぐに気軽に連絡を取れるように日頃から他部署の人とも関係性を作っておくことは、生産性を高める為の大切な「仕事」。決められない時は、「わかっていること」と「わかっていないこと」を会議の最後に必ず切り分ける癖をつける。

アイディア出し(生み出し)

生み出す会議の時によく利用される手法としてブレストがある。

ブレストは自由度が高いので、しっかり事前に準備が必要。まず自由度が高すぎて具体性に欠けるアイディアしか出て来なくなってしまわないように、会議前に「事実ベース」でアイディアを考えられるように準備をしたり、必要な依頼を行う(「自分が誇りを感じた仕事」を事前に準備しておき、自社の売り上げをあげる為に何をするかブレストをした事例が書いてありました)。そしてアウトプットまで生み出してしまうこと。

プロトタイピング:何が大切で、どんなことが目的なのか、みんなで話しながらその場その場で形作っていく方法。

情報共有(伝える)

「共有すること」自体はゴールではない!共有は次のアクションに向かう為のステップ

相手をどう動かすかを建設的に考え抜いて行動を促すまで責任をもつのがプロ!「それは頼まれなくてもやってみたい!」と思わせよ。

※大切なのはその情報を伝えることで、どんな影響をもたらしたいのか

感動をゴールとするなら、明るい声、自分も楽しむ、声のトーンも伝えたい内容/感動に合わせて使い分ける事も大事。とにかく感情を巻き起こす。伝えるだけでゴール達成ならメールで済むでしょ。

チームビルディング(繋がる)

心理的安全性があるかどうかが重要。

進行

アジェンダ

アジェンダでは、会議の入り口と出口をしっかり設計して用意しておく。(チェックインとまとめ)

順番についてはオペレーショナルなものか創造的なものかに着目して、オペレーショナルなものを先にして、創造的なものを後ろにする。

ただし、プライオリティも合わせて考えておく事で、プライオリティが低いものは打ち合わせの最後にしておく。

そして、アジェンダは余裕を持ってメンバーに共有!

スタート

スタート時にまず全員に発言をさせる事が大事。ここで「ゴールの共有」「自己開示」をしてもらう事で進行がスムースになる。

プレゼン

プレゼンが大事、伝えたい事(感動させたいなど)を意識してプレゼンをする。もし資料に書かれていることが全てなら、プレゼンはしない!なぜなら、その場ですぐに議論に入れるので、じぜんにメンバーに共有をすることが重要になってくる。

まとめ

一度に決めることが鉄則!だが決まらなかった場合は「まとめ」でわかっていること/わかってないことを分けよう。わかってないことは以下を明確してから終わる癖をつける。「何を調べればわかるようになるか」「いつになったらわかるのか」「誰がなにをし、どんなものを用意すれば良いか」

会議はそれ自体が目的ではない、アウトプットを前に進める為のプロセスの一部。だから、「会議と会議の間に、メンバーが取るべきアクションがどれだけ明確か!」が重要。

見直し

発信しない人は、チーム全体の改善のためということを踏まえて、変更していく。この時、相手に対してもあくまで建設的であること(本PGに参画してもらったことに感謝しつつ、乗り気出ない理由がどこにあるのか?そしてより活発な意見をもらうには別の担当にお願いすべきなのか?何か改善すればよくなるのかを確認してみる)

ファシリテーション

アウトプットをだすプロセスを前に進めること!

ファシリテーションの力が問われるのは、会議の場だけではない。むしろ事前にアジェンダを用意したり、参加者に何らかのインプットやアウトプットを求めたりするのもファシリテーションの一環。

優秀な人が会議前に密かにする声かけとは

アジェンダの共有や目的確認の際、資料を熟読すること、検討課題について考えてもらうこと、自分の意見を用意しておくことなど、ゴールから何が必要か逆算して、事前にリマインドをしておく!

ファシリテーションは会議の前からすでに始まっている。

アジェンダに悩むような会議なら、オーナーと5分間プレミーティングを実施。

ファシリテーターのパフォーマンスが、チーム全体のパフォーマンスに直結してしまうことを理解すること。

冒頭に前提を設計して、恐れを摘み取る!

attack the problem, not the person!

どんな時も発言は建設的に がファシリテーターの基本の心構え。

質問は常に「状況をより明確にするもの」を投げる

複雑なアジェンダは事前に情報収集せよ

紙コップに水を入れてわざとこぼす

ファシリテーターには「引き出す」「まとめる」の他に「場の空気を作り出す」という仕事も担ってる。しかしさらに、時にはあえて、「空気を壊す」勇気も必要!

感情レベルの葛藤が生まれそうだなということが想定されたりする場合は、紙コップに水を入れて、そのタイミンでわざと倒す。

※課題解決のためのフレームワーク「カネヴィン/フレームワーク」

これは問題の種類を「①Complex(複雑系)/②Complicated(煩雑系)/③Chaotic(カオス系)/④Simple(単純系)」それぞれの対処法で対処するというフレームワーク

①Complex:仮説を絞りまず行動、PDCAを短期で回す(既存顧客以外にも訴求するような新商品を開発する)

②Complicated:まず慎重に分析をし、その後対応する(主力商品の売り上げが落ちている)

③Chaotic:仮説は不要。トップダウンで即行動(急な災害で視点昨日に支障をきたしてる)

④Simple:即行動(オフィスの光熱費が上がってる)

※6つの帽子思考法

このメゾットは、物事を考えるときに、参加者全員がある視点を揃えて考えるためのものです。それぞれ以下の特徴のある6つの帽子のどれかをかぶっている時はあ、それ以外の考え方をしてはいけない。

白色:客観的な事実とデータに基づいて考える

赤色:感情的な視点から考える

黒色:批判的に弱点を考える

黄色:楽観的かつ肯定的に考える

緑色:創造的に新たな視点から考える

青色:考えのプロセスを構成し、調整的に考える

根回し

日本はまだまだ「会議の外でのコミュニケーション」が足りない。

会議と会議の間のコミュニケーション量が少ない

良い根回しの3つの目的(メリット)

  • 情報収集
  • 心の準備
  • 相手に考える時間を作ってもらうこと

まとめると

個人的な目的はファシリテーションではなく、いかに会議をうまく回すかだったので、ファシリテーションに特化したものではないこの本が非常にマッチしました。

ですので、本当にオススメです!!

人生のなかで出会うべき良書TOP10に入ります⭐️

日本人の知らない会議の鉄則

 

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